Dobrze dobrana kserokopiarka biurowa pracuje latami bez problemów, a źle dobrana – generuje koszty, przestoje i frustrację. Od 1999 roku serwisujemy i sprzedajemy urządzenia wielofunkcyjne w Częstochowie, więc wiemy, które cechy naprawdę mają znaczenie. Oto praktyczny poradnik, jak wybrać kserokopiarkę do biura.
1. Ile drukujecie? Zacznij od miesięcznego nakładu
Najważniejszy parametr to przewidywany miesięczny nakład wydruków i kopii. Sprawdź liczniki obecnych urządzeń albo policz faktury i dokumenty z kilku miesięcy. Kserokopiarka pracująca stale na granicy swoich możliwości szybciej się zużywa i częściej psuje.
- do ok. 2 000 stron miesięcznie – wystarczy solidne urządzenie A4,
- 2 000–10 000 stron – warto rozważyć kserokopiarkę A3 lub mocne urządzenie A4 klasy biurowej,
- powyżej 10 000 stron – kserokopiarka A3 o prędkości 30–50 stron na minutę i większej pojemności tonerów.
2. Format A4 czy A3?
Urządzenia A4 są kompaktowe i tańsze w zakupie. Kserokopiarki A3 drukują i kopiują także w dużym formacie (rysunki techniczne, tabele, plakaty), mają zwykle wydajniejsze tonery i niższy koszt strony, a do tego są budowane z myślą o dużym obciążeniu.
3. Czarno-biała czy kolorowa?
Jeśli kolor drukujecie sporadycznie, kserokopiarka monochromatyczna będzie tańsza w eksploatacji. Kolorowa przyda się do ofert, materiałów reklamowych i dokumentów z wykresami – pamiętaj tylko, że koszt strony kolorowej jest kilkukrotnie wyższy niż czarno-białej.
4. Podajnik dokumentów i druk dwustronny
Do biura praktycznie niezbędny jest automatyczny podajnik dokumentów i dupleks (druk dwustronny). Podajnik RADF odwraca kartkę, żeby zeskanować drugą stronę, a podajnik jednoprzebiegowy (DSDF) skanuje obie strony naraz – to dużo szybsze przy skanowaniu wielostronicowych dokumentów.
5. Skanowanie i praca w sieci
Sprawdź, czy urządzenie skanuje do e-maila, do folderu sieciowego (SMB) i na pendrive, czy ma kartę sieciową, Wi-Fi i druk z telefonu. W firmie z kilkoma stanowiskami przydaje się też kontrola dostępu (kody użytkowników) i limity wydruków.
6. Koszt eksploatacji ważniejszy niż cena zakupu
Przy wyborze porównaj nie tylko cenę urządzenia, ale koszt jednej strony: cenę i wydajność tonera, bębna oraz innych elementów eksploatacyjnych. Tanie urządzenie z drogimi i mało wydajnymi materiałami po roku okazuje się najdroższe.
7. Nowa, używana, wynajem czy leasing?
- Nowa – pełna gwarancja producenta i najnowsze funkcje.
- Używana / poleasingowa – markowe urządzenie A3 w cenie nowego sprzętu A4; kluczowe są przebieg, stan techniczny i pewne źródło.
- Wynajem – stała miesięczna opłata, serwis w abonamencie, brak wydatku na start. Zobacz wynajem kserokopiarek w Częstochowie.
- Leasing – zakup rozłożony na raty, szczegóły w zakładce informacje o leasingu.
8. Serwis na miejscu – o tym myśl przed zakupem
Nawet najlepsza kserokopiarka wymaga przeglądów i czasem naprawy. Wybieraj markę i model, do których jest łatwy dostęp do części i lokalny serwis. W Częstochowie i okolicach obsługujemy urządzenia Ricoh, Konica Minolta, Develop, Canon, Sharp i innych producentów – sprawdź nasz serwis kserokopiarek.
Gdzie kupić kserokopiarkę do biura?
Nowe i używane kserokopiarki A3 i A4 marek Develop, Ricoh, Konica Minolta i Sharp znajdziesz w naszym sklepie agapo.pl. Jeśli nie wiesz, co wybrać, zadzwoń: 602 614 637 – dobierzemy urządzenie do nakładu i budżetu Twojej firmy.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy do małego biura wystarczy kserokopiarka A4?
Tak, jeśli drukujecie głównie dokumenty A4 i nie potrzebujecie kopii A3 (rysunki, tabele, plakaty). Urządzenie A4 jest mniejsze i tańsze, ale przy dużych nakładach kserokopiarka A3 zwykle ma niższy koszt wydruku i większą wytrzymałość.
Czy warto kupić używaną kserokopiarkę?
Dobrze przygotowana, poleasingowa kserokopiarka znanej marki (np. Ricoh, Konica Minolta, Develop) z niskim przebiegiem to często najlepszy stosunek ceny do możliwości. Ważne, by kupować z pewnego źródła, z gwarancją i dostępnym serwisem.
Co jest lepsze: zakup, wynajem czy leasing kserokopiarki?
Zakup opłaca się przy stałym, przewidywalnym nakładzie i własnym budżecie na serwis. Wynajem z serwisem w abonamencie daje stały miesięczny koszt bez wydatku na start. Leasing pozwala rozłożyć zakup nowego urządzenia na raty.
Jak policzyć koszt wydruku jednej strony?
Podziel cenę tonera przez jego wydajność (liczbę stron przy 5% pokryciu), a następnie dodaj w ten sam sposób koszt bębna i innych elementów eksploatacyjnych. Przy kolorze policz to osobno dla każdego koloru.
